Spis treści
Wersja 2.0 · redakcja z 25 września 2026 r.
Administrator i kontakt
Administratorem danych jest SUN HOUSE BROKERS Sp. z o.o., al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, NIP 5273143764, KRS 0001144559. Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; kapitał zakładowy: 5 000,00 zł. W sprawach danych osobowych można kontaktować się na biuro@sunhousebrokers.pl, tel. +48 509 754 470 lub listownie na adres siedziby.
Polityka dotyczy osób odwiedzających serwis, przesyłających zapytania i korzystających z usług. Zakres danych zależy od celu. Nie sprzedajemy danych osobowych. Informacje wymagane dla konkretnej transakcji mogą być przekazywane także odrębnie.
Cele, podstawy prawne i przechowywanie
| Cel | Podstawa RODO | Okres / kryterium |
|---|---|---|
| Zapytanie zmierzające do zawarcia umowy na Twoje żądanie | Art. 6 ust. 1 lit. b | Przez czas konieczny do obsługi zapytania i działań przedumownych. Po ich zakończeniu dalsze przechowywanie tylko w odrębnym uzasadnionym celu, np. ochrony roszczeń. |
| Pozostała korespondencja, kontakt z przedstawicielami klientów | Art. 6 ust. 1 lit. f — interes polegający na komunikacji i prowadzeniu współpracy | Do zakończenia sprawy i przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu; nie dłużej niż uzasadnia cel i ewentualne roszczenia. |
| Zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną | Art. 6 ust. 1 lit. b | Przez czas trwania umowy; następnie w zakresie wymaganym prawem lub koniecznym do rozliczeń i roszczeń. |
| Rachunkowość i rozliczenia podatkowe | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązki rachunkowe i podatkowe | Przez okres wynikający z właściwych przepisów; dokumentacja podatkowa co do zasady do upływu przedawnienia zobowiązania, zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń zmieniających bieg terminu. |
| Obowiązki AML, gdy usługa im podlega | Art. 6 ust. 1 lit. c — ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu | Kopie dokumentów, informacje i dowody transakcji: 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej. Wyniki analiz: 5 lat od ich przeprowadzenia. Przedłużenie z art. 49 ust. 3 nie dotyczy pośredników wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 18 (art. 49 ust. 4). |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f — ochrona praw administratora | Do upływu właściwego terminu przedawnienia, z uwzględnieniem jego zawieszenia lub przerwania oraz toczących się postępowań. |
| Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie serwisu | Art. 6 ust. 1 lit. f — ochrona serwisu przed nadużyciami | Przez okres konieczny do wykrycia i wyjaśnienia zdarzenia, a dla dowodów incydentu — do zakończenia sprawy lub upływu właściwych terminów roszczeń. |
| Opcjonalna analityka lub marketing oparty na zgodzie | Art. 6 ust. 1 lit. a, jeżeli przetwarzane są dane osobowe | Do cofnięcia zgody lub wcześniejszego zakończenia wskazanego celu, z uwzględnieniem okresów danego narzędzia podanych przed zgodą. Dowód zgody może być przechowywany odrębnie w zakresie koniecznym do wykazania zgodności z prawem. |
Nie przechowujemy wszystkich danych przez jeden wspólny okres. Po ustaniu celu usuwamy je albo anonimizujemy, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przechowywania. Cofnięcie zgody nie uchyla obowiązków przechowywania wynikających z ustawy.
Zakres, źródła i dobrowolność danych
- Formularz: imię i nazwisko, e-mail, opcjonalny telefon, temat, treść wiadomości i wybrany język. Imię i e-mail są wymagane przez formularz; bez nich nie można go wysłać. Telefon jest dobrowolny. Możesz skontaktować się także poza formularzem.
- Obsługa umowy: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane do rozliczeń, dane nieruchomości i dokumenty potrzebne do uzgodnionych czynności. Niepodanie danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy może uniemożliwić usługę.
- Obowiązki ustawowe, w tym AML: w zakresie wymaganym prawem dane identyfikacyjne klienta, osób reprezentujących, beneficjentów rzeczywistych i informacje potrzebne do oceny transakcji. Wymaganie takich danych nie wynika ze zgody, lecz z ustawy; brak możliwości zastosowania wymaganych środków może uniemożliwić nawiązanie lub kontynuację współpracy.
- Dane techniczne: informacje towarzyszące połączeniu i wysłaniu formularza, np. adres IP, czas żądania i informacje o przeglądarce. Dane pochodzą zasadniczo od Ciebie lub Twojej przeglądarki. Gdy pozyskujemy dane od innych osób lub z rejestrów, przekazujemy właściwą informację zgodnie z art. 14 RODO, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.
- Nie prosimy o przesyłanie zwykłym formularzem danych dotyczących zdrowia, poglądów, dokumentów tożsamości ani informacji o kartach płatniczych. Jeżeli do realizacji konkretnej usługi potrzebny jest dokument, uzgodnimy odpowiedni sposób jego przekazania.
Odbiorcy i obsługa formularza
Dane mogą otrzymywać upoważnieni pracownicy i współpracownicy, dostawcy hostingu, poczty i obsługi IT, podmiot prowadzący księgowość oraz dostawca formularza Formspree, Inc. — w zakresie potrzebnym do obsługi zapytania lub usługi. Formularz przekazuje wiadomość do Formspree. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie powinny działać na podstawie umowy powierzenia i udokumentowanych poleceń administratora.
W związku z konkretną transakcją dane mogą zostać przekazane jej uczestnikom, notariuszom, prawnikom, rzeczoznawcom lub innym specjalistom w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie prawnej. Podmioty te mogą działać jako odrębni administratorzy, a nie wyłącznie jako procesorzy. Organy publiczne otrzymują dane w przypadkach przewidzianych prawem.
Przekazywanie danych poza EOG
Obsługa formularza przez Formspree wiąże się z przetwarzaniem danych w Stanach Zjednoczonych. Dostawca wskazuje hosting Amazon Web Services w USA i stosowanie standardowych klauzul umownych jako podmiot przetwarzający. Informacje dostawcy: bezpieczeństwo i zabezpieczenia transferu oraz polityka prywatności.
Przekazanie danych do państwa trzeciego wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO. Standardowe klauzule umowne są zabezpieczeniem z art. 46 ust. 2 lit. c RODO; w razie potrzeby wymagają dodatkowych środków ochrony. Informację o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych oraz kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z administratorem, z ochroną praw innych osób i informacji poufnych. Nie przyjmujemy, że sama siedziba odbiorcy w USA oznacza objęcie go decyzją o odpowiednim stopniu ochrony.
Twoje prawa
- Dostęp do danych i kopia danych (art. 15) oraz sprostowanie danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16).
- Usunięcie danych w przypadkach z art. 17; prawo nie jest bezwarunkowe, m.in. gdy dane są potrzebne do obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.
- Ograniczenie przetwarzania w przypadkach z art. 18.
- Przeniesienie danych, które nam dostarczono, gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie (art. 20), z poszanowaniem praw innych osób.
- Sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f. Wówczas zaprzestajemy przetwarzania, chyba że istnieją nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy lub podstawy dotyczące roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bez konieczności uzasadnienia.
- Cofnięcie zgody w dowolnej chwili, równie łatwo jak jej udzielenie; bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
- Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; uodo.gov.pl.
Żądanie można przesłać na biuro@sunhousebrokers.pl, tel. +48 509 754 470. O działaniach informujemy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Z uwagi na złożoność lub liczbę żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przyczynach i przedłużeniu informujemy w pierwszym miesiącu. Jeżeli powstaną uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Korzystanie z praw jest co do zasady bezpłatne, z wyjątkami określonymi w RODO.
Marketing, analityka i decyzje automatyczne
Wysłanie zapytania oznacza prośbę o jego obsługę, a nie ogólną zgodę na przyszłe kampanie reklamowe. Jeżeli prowadzony jest marketing wymagający zgody na użycie określonego kanału komunikacji, zgoda jest pozyskiwana odrębnie zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Odmowa zgody marketingowej nie warunkuje wykonania umowy.
Opcjonalne narzędzia analityczne i reklamowe wymagają informacji o konkretnych celach, odbiorcach i okresach przed ich uruchomieniem. Szczegóły technologii używanych przez serwis opisuje Polityka cookies. Nie należy utożsamiać pseudonimowych identyfikatorów z pełną anonimowością.
Sam formularz kontaktowy nie podejmuje wobec Ciebie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających. Ewentualne profilowanie do reklamy wymaga odrębnego, rzetelnego opisu i właściwej podstawy; nie wynika z samego zaakceptowania niniejszej polityki.
Bezpieczeństwo i aktualizacje
Administrator ma obowiązek stosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, ograniczać dostęp do danych i wymagać właściwych zabezpieczeń od procesorów. Do przekazywania danych należy używać strony z szyfrowanym połączeniem HTTPS. Żaden opis środków bezpieczeństwa nie stanowi gwarancji braku wszelkich zagrożeń.
Polityka jest aktualizowana w razie zmiany procesów lub przepisów. Nowa wersja zawiera datę opracowania, a o zmianach wymagających odrębnej informacji powiadamiamy we właściwy sposób. Zmiana polityki nie zastępuje nowej zgody, jeżeli jest ona potrzebna.